Yurt dışından mal getiren, distribütörlük yapan veya projeye özel sipariş yöneten şirketlerde iş bir noktadan sonra Excel tablolarına sığmaz. Bu noktada herkesin aklına gelen soru aynıdır: hazır ERP mi özel ERP mi? İki yolun da güçlü ve zayıf yanları var; doğru cevap şirketin büyüklüğüne değil, iş akışının ne kadar standart olduğuna bağlı.
Bu rehberde iki seçeneği, İtalyan lüks mobilya markalarının Türkiye distribütörü için kurduğumuz Beka Mobilya ERP sistemindeki deneyimimizle dürüstçe karşılaştırıyoruz.
ERP nedir, ithalat yapan şirket için neden kritiktir?
ERP (kurumsal kaynak planlama), şirketin sipariş, stok, satın alma, lojistik ve finans süreçlerini tek bir sistemde toplayan yazılımdır. İthalat yapan bir şirkette bu süreçler birbirine sıkı sıkıya bağlıdır: fabrikadaki bir gecikme müşteri teslim tarihini, kurdaki bir değişim maliyeti, gümrükteki bir eksik evrak da depo planını etkiler. Bilgi farklı dosyalara dağıldığında bu bağlantılar kopar ve hatalar ancak iş işten geçtikten sonra fark edilir.
Hazır ERP paketlerinin güçlü yanları
- Hızlı başlangıç: muhasebe, stok ve fatura gibi standart modüller hazırdır.
- Yaygın kullanım: muhasebecinizin ve çalışanlarınızın paketi zaten biliyor olma ihtimali yüksektir.
- Mevzuat güncellemeleri: e-Fatura gibi zorunlu değişiklikler genellikle üretici tarafından yapılır.
- Geniş iş ortağı ağı: kurulum ve destek için seçenek çoktur.
İş akışınız sektörünüzdeki çoğu şirketle aynıysa, hazır paket çoğu zaman doğru başlangıçtır.
Hazır ERP’nin zorlandığı yerler
Sorunlar, iş akışınız paketin varsaydığı kalıptan ayrıldığında başlar. İthalatçılarda en sık gördüğümüz durumlar şunlardır:
- Çok aşamalı süreç: fabrika onayı, üretim, nakliye, gümrük, antrepo, depo kabulü ve montaj gibi adımların her birinin ayrı takip edilmesi gerekir.
- Çoklu döviz ve kur sabitleme: aynı siparişte Euro ile alım, TL ile satış ve farklı tarihlerde sabitlenen kurlar standart ekranlarda zor yönetilir.
- Özel ölçü ve konfigürasyon: her siparişin kendine özgü ölçü, renk ve malzeme bilgisi stok kartlarına sığmaz.
- Kullanıcı başı lisans: ekip büyüdükçe yıllık lisans maliyeti büyür.
- Özelleştirme bedeli: pakete yazdırılan ek modüller, ana paket güncellendiğinde bozulabilir.
Özel ERP’nin avantajları ve riskleri
Özel ERP, iş akışınıza birebir uyacak şekilde sıfırdan kurulur. En büyük avantajları; ekranların sizin dilinizle konuşması, kullanıcı başı lisans ödememeniz, kaynak kodun size ait olması ve mevcut muhasebe programınız gibi sistemlerle doğrudan entegre çalışabilmesidir.
Riskleri de açıkça söylemek gerekir: yanlış ekip seçimi, dokümansız yazılım ve bakımsız bırakılan sistem. Bu riskler; kaynak kodun sözleşmeyle devredilmesi, aşamalı teslim ve düzenli bakım planıyla büyük ölçüde azaltılır.
Hazır ERP mi özel ERP mi? Karar tablosu
| Durum | Hazır ERP daha uygun | Özel ERP daha uygun |
|---|---|---|
| İş akışı | Sektördeki çoğu şirketle aynı | Size özgü, çok aşamalı |
| Döviz yapısı | Tek para birimi ağırlıklı | Çoklu döviz ve kur sabitleme |
| Ürün yapısı | Standart stok kodları | Siparişe özel ölçü ve konfigürasyon |
| Kullanıcı sayısı | Az ve sabit | Büyüyen ekip ve bayi ağı |
| Uzun vadeli hedef | Hızlı başlangıç | Süreci sahiplenmek ve geliştirmek |
Pek çok şirket için en iyi sonuç ikisinin birlikte kullanılmasıdır: muhasebe hazır pakette kalır, ithalat ve operasyon özel sistemde yürür ve ikisi entegre çalışır.
Gümrük ve muhasebe entegrasyonu
Türkiye’de gümrük beyannameleri Ticaret Bakanlığı’nın BİLGE sistemi üzerinden verilir ve şirketlerin çoğu bu süreci gümrük müşaviriyle yürütür. ERP’nin buradaki görevi beyanname vermek değil; GTİP kodlarını, evrakları ve her siparişin gümrükteki durumunu takip etmek, gümrük ve navlun masraflarını ürün maliyetine doğru dağıtmaktır.
Beka Mobilya’da ürün gümrüğe veya depoya girdiğinde sistem muhasebeye otomatik uyarı gönderiyor; Merkez Bankası bağlantılı kur sabitleme sayesinde Euro, Dolar ve TL hesapları elle düzeltilmiyor.
Ürünün gerçek maliyetini hesaplamak
İthalatçıların en sık yaşadığı sorun, ürünün gerçek maliyetini satış yapıldıktan sonra öğrenmektir. Bir ürünün maliyeti yalnızca fabrika fiyatı değildir; navlun, sigorta, gümrük vergisi ve harçlar, antrepo ve depo masrafları ile kur farkları da eklenmelidir.
- Fabrika alış bedeli ve alış anındaki kur
- Navlun ve sigorta bedelleri
- Gümrük vergisi, harçlar ve müşavirlik giderleri
- Antrepo, depolama ve iç nakliye masrafları
- Ödeme ile sabitlenen kur arasındaki fark
İyi bir ERP bu kalemleri her siparişe doğru oranda dağıtır ve satış ekibine teklif verirken güncel maliyeti gösterir. Böylece kârlılık, ay sonundaki muhasebe raporunu beklemeden satış anında görülür.
Yönetim hangi raporları görmeli?
ERP’nin değeri, yöneticiye karar anında doğru bilgiyi verebilmesiyle ölçülür. İthalat yapan bir şirkette yönetimin her gün görmesi gereken temel bilgiler şunlardır:
- Yoldaki siparişler ve tahmini depo varış tarihleri
- Gümrükte bekleyen ürünler ve eksik evraklar
- Müşteriye söz verilen teslim tarihleri ile gerçek durum arasındaki fark
- Döviz bazında açık pozisyon ve sabitlenmiş kurlar
- Ürün ve müşteri bazında gerçek kârlılık
ERP projelerinde sık yapılan hatalar
- Süreci haritalamadan ekran tasarımına başlamak
- Tüm modülleri aynı gün canlıya almaya çalışmak
- Kullanıcıları sürecin dışında bırakıp sonradan eğitim vermek
- Eski verileri temizlemeden aktarmak
- Kaynak kod ve dokümantasyon teslimini sözleşmeye yazmamak
Geçişi sancısız yapmak için
- 1Önce süreci haritalayın: hangi adımda kim, hangi bilgiyi giriyor?
- 2Excel’deki ürün, müşteri ve sipariş verilerini temizleyip yeni sisteme aktarın.
- 3En çok sorun yaşanan süreçten başlayarak aşamalı geçin; her şeyi tek seferde değiştirmeyin.
- 4Kullanıcıları gerçek siparişler üzerinden eğitin.
- 5Hiçbir kaydın tamamen silinmediği bir arşiv yapısı kurun; hatalar geri alınabilsin.
Kendi durumunuz için hangisinin doğru olduğunu birlikte değerlendirmek isterseniz özel ERP yazılımı hizmetimize ve ithalat yazılımı çözümlerimize göz atabilirsiniz.
Hazır mı özel mi, birlikte karar verelim
İthalat ve satış sürecinizi anlatın; mevcut programınızı koruyarak mı yoksa özel bir sistemle mi ilerlemenin daha doğru olduğunu açıkça söyleyelim.